第一章  总  则

      第一条  为使菏泽投资发展集团有限公司（以下简称集团公司）公文处理工作制度化、规范化、科学化，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和省、市关于公文处理工作的有关规定，结合集团公司实际，制定本办法。
      第二条  本办法适用于集团公司在公务往来中各类纸质、电子公文（包括传真、电报）。
      第三条  综合管理部负责集团公司公文处理工作和指导各子公司公文处理工作，各部（中心）指定专人负责本部室公文处理工作。
      第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
      第五条  集团公司实现全天候无线移动办公后，公文在起草、核稿、审稿等环节实行无纸化办理，除重要、紧急、敏感或涉密事项外，一律通过公司网上办公平台处理。
 

第二章  公文种类

      第六条  集团公司常用公文种类及适用范围：
    （一）决议 适用于董事会按集团公司章程讨论决定的重大事项，部署集团公司全局性工作；
    （二）决定 适用于对重要事情或重要行动做出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销子公司不适当的决定事项；
    （三）公告 适用于向集团公司对内或对外宣布重要事项或者法定事项；
    （四）通告 适用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或周知的事项；
    （五）通知 适用于批转子公司的公文，转发上级机关或不相隶属部门的公文，传达要求子公司办理和有关单位周知或者要共同执行的事项、任免和聘用人员等；
    （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况；
    （七）报告 适用于向上级机关或其他行业管理部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问；
    （八）请示 适用于向上级机关请求指示、批准；
    （九）批复 适用于批准所属子公司请示的重要事项；
    （十）意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法，可用于上行文、下行文和平行文；
    （十一）函 适用于不相隶属单位、部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；部（中心）一般业务事项；其他不宜用文件的事项；
    （十二）纪要 适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。
      第七条  集团公司向上级机关行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，应当用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应当用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，应当用“意见”。
 

第三章  公文格式

      第八条  集团公司公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
    （一）涉密公文应当标注份号，并根据涉密程度标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，一般使用黑体字；
    （二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”“急件”，一般使用黑体字；
    （三）发文单位标志应由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部；
    （四）发文字号应包括企业代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号；
    （五）上行文，应当在首页标注签发人姓名，最后写上联系人及联系电话，联系人为负责该请示事项的责任人；
    （六）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明文种，标题中除法规性文件使用书名号外，一般不用标点符号；
    （七）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称；
    （八）除有特定发文单位标志的普发性公文、翻印的公文、纪要和电报外，其他公文应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。联合上报公文，可由主办单位加盖印章；联合下发公文，联合发文单位都加盖印章；
    （九）成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发单位领导人的签发日期为准；一般信函、传真电报，以发出日期为准；
    （十）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称；
    （十一）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称；
    （十二）公文的版式参照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行；
    （十三）公文用纸幅面采用国际标准A4型（ 210mm×297mm），左侧装订。
 

第四章  行文规则

      第九条 行文应当确有必要，讲求实效。集团公司对各子公司行文，原则上只发到子公司。
      第十条  公文行文不得越级，因特殊情况必须越级行文的，应当同时抄送被越过的上级机关。集团公司向上级机关、单位行文，原则上主送一个上级机关、单位，根据需要同时抄送相关上级机关、单位和同级机关、单位，但不得抄送下级机关、单位。除上级机关、单位负责人直接交办的事项，不得直接主送或抄送上级机关、单位负责人和业务科室。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
属于国有资产出资人职责范围的事项，集团公司向市国资委行文；属于公共管理的事务，集团公司向相关政府部门行文，同时抄报市国资委。
      第十一条  公文的编号规则：
    （一）董事会文件及决议
提请股东（市国资委）批准某事项、下发召开董事会会议通知等文件的发文字号为“凯发国际董发〔2×××〕×号；董事会决议按“菏泽投资发展集团有限公司第××届董事会第××次（临时）会议决议”命名，并按年度编号“〔2×××〕×号”，决议后应有参加会议董事签名。均用“菏泽投资发展集团有限公司董事会文件”专用纸印发。
    （二）监事会文件
参照董事会文件编号规则，使用“菏泽投资发展集团有限公司监事会文件”专用纸印发。
    （三）总经理办公会议纪要
按年度顺序及会议时间编“〔2×××〕第×期”。用“总经理办公会议纪要”的专用纸印发。
    （四）工作会议纪要
按年度顺序编“2×××年第×期 （总期第××期）”。用“菏泽投资发展集团有限公司工作会议纪要”专用纸印发。适用于集团公司高管及以上重要会议、公司领导班子成员主持的重要会议等。
    （五）菏泽投资发展集团有限公司文件
发文字号为“凯发国际〔2×××〕×号”。用“菏泽投资发展集团有限公司文件”专用纸印发。适用于印发公司有关规章、制度和重要决定，部署全公司工作；向上级主管部门报告、请示工作和呈送意见；对下级单位重要请示事项的批复；以及其它应当以公司名义办理的重要事项。
    （六）中共菏泽投资发展集团有限公司委员会文件
发文字号为“凯发国际党委〔2×××〕×号”。用“中共菏泽投资发展集团有限公司委员会文件”专用纸印发。适用集团于公司党委传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署；转发上级党委的文件；批转下级党组织的重要报告、请示。
    （七）菏泽投资发展集团有限公司工会委员会文件
发文字号为“凯发国际工会〔2×××〕×”号。用“菏泽投资发展集团有限公司工会委员会文件”专用纸印发。
    （八）菏泽投资发展集团有限公司团委文件
发文字号为“凯发国际团委〔2×××〕×”号。用“菏泽投资发展集团有限公司团委文件”专用纸印发。
    （九）菏泽投资发展集团有限公司信函
发文字号为“凯发国际函〔2×××〕×号”，用“菏泽投资发展集团有限公司”专用纸印发。
    （十）其他类型的文件
其他类型的文件，根据业务发展和管理需要，另行确定。
 

第五章  公文拟制

      第十二条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
      第十三条  公文起草的基本要求：
    （一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，符合公司的利益和其他有关规定。
    （二）从实际出发，主题突出，观点鲜明，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，文字精炼，篇幅力求简短。“请示”应当说理清晰透彻，要求明确妥当；“报告”应当综合情况，叙述完整而简练；“意见”应当切合实际，有较强的针对性和可靠性。需充分进行论证，广泛听取意见。
    （三）公文的文种应当根据行文目的、与主送机关（单位）的行文关系确定。标示公文密级与紧急程度，应事出有因，切合实际。
    （四）公文格式应用规范，结构层次清晰明了。人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等应准确，文字、数字、计量单位和标点符号等用法需规范；引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明准确、规范的中文含义；日期应当写明具体的年、月、日，不编虚位。
    （五）公文标题、正文及附件等可使用规范简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，且文内简称必须统一。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家有关部门审定的中文译名。
    （六）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
      第十四条  公文文稿在签发前，拟稿人应对行文进行审核，审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法规定等。
      第十五条  集团公司的发文，设立签发人制度。
    （一）集团公司对外的发文，按如下安排处理：
向市委、市国资委党委关于党务工作的请示和报告，由集团公司党委书记签发；向市政府、市国资委的请示，以及必须由集团公司法人代表签发的文件，由集团公司董事长签发；向市政府、市国资委关于投资、经营、管理等方面的文件（请示除外），经董事长同意后可由集团公司总经理签发；向其他上级机关上报的公文，以及其他对外公文，按照集团公司领导班子成员工作分工经董事长同意后由副总经理、总会计师、总经济师签发。
    （二）集团公司对内的发文，按如下安排处理：
集团公司内部发文及对子公司的批复文件由集团公司根据工作分工由董事长、总经理签发。对子公司的其他发文，按照集团公司领导班子工作分工由有关领导班子成员签发。会议纪要由会议主持人签发，如涉及其他领导班子成员分管的事项，会议主持人应批请相关领导班子成员核发或报请集团公司董事长签发。
    （三）有关签发人因出差或其他原因无法签发的急件，由综合管理部请示有关签发人后，按照董事长、总经理、副总级别的顺序，由后者先代为签发，有关签发人事后进行补签。

第六章 公文办理

      第十六条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
      第一节 收文办理
      第十七条  收文办理主要程序，包括签收、登记、初审、承办、传阅、办理、催办。
    （一）签收 凡公司收到的各类文件、函件、信件或其他邮件（不含私人信件、包裹和各类报刊杂志），均由文件管理员逐件清点，核对无误后签收并注明签收时间。
    （二）登记 文件管理员对收到的公文，根据发文机关、单位等信息进行分类登记、编号，对公文的主要信息和办理情况详细记载，根据公文种类、涉及事项、急缓程度等情况填写粘贴“文件办理单”（附件1）或“文件传阅单”（附件2）。
    （三）初审 文件管理员对收到的公文分类整理后，及时交综合管理部文秘人员进行初审。初审的重点是：是否应当由本集团公司办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
    （四）承办  综合管理部文秘人员初审后，根据来文种类、收文主体等，交由综合管理部负责人提出承办意见，原则上按以下程序办理：
1.由综合管理部接收的市委、市政府、市国资委、市政府各单位（部门）及市委、市政府有关领导批转的文件、急件、批办件，或属重要政策性文件、涉及集团公司经营管理等重大方面的文件以及文件中需集团公司办理、明确时间节点的，由综合管理部负责人提出拟办意见，呈集团公司董事长阅示后，根据批示意见送有关分管领导、具体负责人，部（中心）办理；其他一般公文按传阅件请公司副总级以上领导传阅。
2. 公司领导班子成员及其他部（中心）直接接收的市国资委、市政府各单位（部门）等外来公文，应先送交综合部文件管理员进行登记编号后再按程序办理。个别急需办理的公文，由该部（中心）视情况、按程序向有关分管领导、董事长汇报，经办人在办理完毕后应尽快送交文件管理员进行补录登记、原件存档。
3.对集团内子公司上报的请示及其他一般性公文，由综合部按照各部（中心）职责，直接送承办部（中心）按程序办理；
4.普发性的法律、法规及政府公文，可订阅有关政府刊物，或直接印发有关单位执行，不必层层转发。气象预警等一般性通知事项，可用电话、传真、电子邮件、微信通知的，不发正式纸质公文。
    （五）传阅  根据领导批示和工作需要，文件管理员应及时将公文送传阅对象阅知或者批示，或通知有关部（中心）领取，并由接收人或领取人签字确认。文件管理员应当随时掌握公文传阅件去向，不得漏传、误传、延误。
各部（中心）收到的传阅公文，应在当天阅签完毕并交回文件管理员处。因工作繁忙，部（中心）领导出差等原因不能按期阅签的，应先退回文件管理员处，待时间许可时再借阅，以免影响其他部（中心）阅文。对于阅件转办件的，有关部（中心）应按前述办文程序进行办理。下班后或节假日，除特急件外其他文件原则上不再传送，特急件由综合管理部或者公司值班人员负责联系办理。
    （六）办理  部（中心）对交办的公文，应指定专人负责，并及时办理。本部（中心）独立办理的，属紧急件的，应即收即办；属于一般件的，应在2-5个工作日内提出办理意见，经集团公司分管领导后办理；对于可直接起草文稿对来文进行答复的，原则上应在5个工作日内起草完毕，并及时报告集团公司分管领导。对于部分需要一段时间方可办理完毕的公文，部（中心）可根据本部（中心）工作安排办理，不受前述时间限制，但应本着效率原则，抓紧办理。
 对于需要两个以上部（中心）协作办理的公文，协办部（中心）应在主办部（中心）要求的合理时间内完成，主办部（中心）收到协办部（中心）反馈意见后2个工作日内，将汇总的办理意见经集团公司分管领导同意后办理。
    （七）催办  及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。对需要子公司协作的公文，由主办部（中心）本着讲求效率原则，负责与所属子公司协调、催办，原则上应在集团公司分管领导签发之日起7个工作日内办结；对于要求限期答复的来文，原则上应在来文要求的期限届满前2个工作日呈集团公司分管领导审批。
第二节 发文办理
      第十八条  发文办理主要程序包括呈批、复核、登记、印制、核发。
      第十九条  呈批 部（中心）送集团公司领导审批的呈批件，部（中心）应按要求填写《菏泽投资发展集团有限公司发文呈批单》（附件3），按照程序报有关领导审批。
      第二十条  复核 公文印发前，应由经办部（中心）拟稿人或拟稿部（中心）其他人员负责校对，综合管理部进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，是否有别字、错字。
      第二十一条  登记 对复核后的公文，由综合管理部确定发文字号，并作详细登记。
      第二十二条  印制 经集团公司领导班子成员审批签发的公文，经办人员要在1个工作日内发出，确保公文的质量和时效。
      第二十三条  核发 公文印制完毕，应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
      第三节 整理归档
      第二十四条  公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，拟稿人及时将文件呈批单、公文正文及有关附件交档案室存档。
 

第七章 附  则

      第二十五条  集团公司系统内子公司可参照本管理办法，制定相应的公文处理办法，并报集团公司综合管理部备案。
      第二十六条  本办法自2018年2月1日起执行，由集团公司综合管理部负责解释。